Confinement / télétravail : Comment ça se passe chez Je suis ton daf ?

Le « Happy Cab » Je suis ton daf à Poitiers nous explique comment leurs équipes gèrent la période actuelle #Coronavirus😷

Mathias Besson, responsable du digital chez Je suis ton daf nous répond :

Quand avez-vous mis en place le télétravail ?

Je suis ton daf : On a mis en place le télétravail depuis septembre 2019 pour tous sachant qu’on avait déjà trois personnes qui en faisaient régulièrement. On a mis en place un quota de 60 jours que les collaborateurs utilisent quand ils le veulent. 

Concernant la crise actuelle, on a mis en place de télétravail dès le vendredi 13 à 12:00. Dès le jeudi soir après l’allocution de Macron, on s’est mis en mode cellule de crise et on a réagit très vite. C’était essentiel pour nous de protéger les collaborateurs. 

On sait déjà que tout va changer suite à la crise que nous traversons. Il sera impossible de refuser du télétravail à une personne maintenant qu’on s’est rendu compte qu’on a facilement pu travailler pendant ces dernières semaines et que cette personne a géré de front sa vie pro et sa vie perso en continuant à rendre tous les services qu’attend un entrepreneur. 

On travaille déjà à l’après et on aimerait mettre en place un management plus flexible en faisant en sorte que les collaborateurs puissent s’organiser comme ils le veulent tant que le travail est fait et le client satisfait. Pourquoi ne pas imaginer un collaborateur qui puisse prendre les congés qu’il souhaite parce qu’il a plus travailler lorsqu’il était là ? Les associés du cabinet réfléchissent à toutes les options (comme Macron 😉 )

Quels moyens/outils avez vous fourni à vos collaborateurs pour que ces derniers soient opérationnels depuis leur domicile ?

« on a eu de la chatte » 😂

Je suis ton daf : Chez nous les collaborateurs sont tous équipés en matériel informatique nomade (puisque tout le monde était déjà éligible au télétravail) et on a la chance d’avoir commencé en janvier une bascule technologique de l’ensemble de notre production vers Teams donc on avait déjà l’outil de communication et notre téléphonie est intégrée dedans. (Je me souviens d’un des experts qui a sorti un magnifique « on a eu de la chatte », le jeudi 12 au soir). 

Reste l’outil de production que nous devons changer en septembre qui n’était pas encore en place. Les collaborateurs qui font de la révision ont du faire avec des dossiers encore un peu papier mais on a pu vite réagir et sortir un prototype de dossier de travail dématérialisé sur notre outil actuel dès la fin de la première semaine de confinement.

Comment managez-vous vos équipes ?

Je suis ton daf : Les équipes font des points quotidiens par groupe et puis les experts-comptables font des points réguliers avec les « chefs de groupes ». Après dans les moments plus critiques, les associés font des points individuels avec les collaborateurs. 

L’idée c’est vraiment de ne pas casser les liens entre nous et d’essayer de conserver un management le plus normal possible par rapport à ce que nous faisons habituellement.

Comment gérez-vous les relations et les échanges entre vous et vos clients ?

Je suis ton daf : Les échanges entre nous se font beaucoup par Teams, on échange beaucoup ensemble, on a d’ailleurs mis en place des canaux spécifiques à la crise pour que tout le monde ait le même niveau d’information. 

Pour les clients certains ce sont mis à Teams avec nous ce qui facilite les échanges et puis après c’est beaucoup de téléphone parce que nos clients ont aussi besoin qu’on les rassure dans la période actuelle, qu’on passe du temps à échanger avec eux pour mettre en place la meilleure stratégie possible. 

On a aussi mis en place une newsletter qui chaque jour informe les entrepreneurs sur les actualités et puis on a aussi mis en place notre revue de presse qui elle sera pérennisé après la crise. Chaque vendredi à 18:00 on envoie à nos clients des articles qui nous ont fait réagir dans la semaine pour qu’eux puisse réfléchir à comment ils vont faire évoluer leurs entreprises dans les années à venir.

C’est aussi l’occasion de mettre en avant des initiatives de nos clients et puis on a notre bonus, complètement en décalage avec ce que l’on fait car on parle musique cinéma, etc. On essaie par cela aussi de faire en sorte que les gens puissent changer d’air. 

Avez-vous mis en place une permanence au cabinet ?

Je suis ton daf : Pas de permanence au cabinet, l’idée c’est de ne faire prendre de risque à personne aussi bien à nos collaborateurs qu’à nos clients on travaille autant que possible en dematerialisé et puis pour ceux qui ne sont pas à l’aise, on a une boîte aux lettres que l’on relève régulièrement.

Après ces quelques premiers jours de confinement, quel(s) conseil(s) donneriez-vous à la communauté VDC pour gérer cette période de crise ?

Je suis ton daf : Je pense qu’il faut d’une part être au service de nos clients, l’idée principale là tout de suite c’est aider autant qu’on le peut les entrepreneurs à s’en sortir. C’est compliqué parfois pour les équipes qui sont submergées de demandes mais ce n’est qu’une petite contribution nécessaire dans la crise actuelle et chacun a son rôle à jouer. 

Il faut aussi avoir toute confiance dans les équipes. Ce n’est pas parce que les gens sont chez eux qu’ils travaillent moins. 

Enfin, gardez autant que possible les liens entre nous. L’entreprise est avant tout un lieu d’épanouissement social. On aime tous passer de bons moments avec nos collègues alors il faut trouver des moyens de cultiver ce lien même en étant éloignés les uns des autres (pause café en vision, apéro en visio, …)

Hello :)

En cours d’envoi

©2020 VDC - Vie De ComptableHappyCab

Connecte-toi avec tes identifiants

Tu as oublié tes informations ?