Confinement / télétravail : Comment ça se passe chez GMBA ?

Le « Happy Cab » GMBA à Paris nous explique comment ses équipes gèrent la période actuelle #Coronavirus😷

Quand avez-vous mis en place le télétravail ?

GMBA : Le télétravail est une pratique que nous avions mise en place depuis plusieurs années mais qui ne concernait pas toute l’équipe. Notre politique était de le proposer plutôt ponctuellement. Quelques-uns en bénéficiaient également contractuellement à raison de quelques jours par mois.

Mais nous étions prêts techniquement, ce qui a permis de l’organiser du jour au lendemain pour tout le monde !

Quels moyens/outils avez vous fourni à vos collaborateurs pour que ces derniers soient opérationnels depuis leur domicile ?

« Nous étions donc 100% digital et opérationnels »

GMBA : Tous les collaborateurs sont équipés à leur poste de travail d’un ordinateur portable individuel et d’un double écran. Nous avions communiqué quelques jours avant l’annonce du confinement sur l’importance de repartir chez soi le soir avec son ordinateur portable. Ainsi dès l’annonce, chaque collaborateur confiné était équipé de son portable et pour la plupart d’entre eux d’un second écran.

Le cabinet était déjà équipé d’outils en mode SaaS ou d’une connexion sécurisée VPN que ce soit autant pour la production comptable, sociale, fiscale, juridique, que pour la relation clients ou encore pour la gestion du cabinet. Nous étions donc 100% digital et opérationnels grâce à la mise en place :

  • Des outils de production en gestion comptable (IBIZA, en gestion de la paie SILAE, en gestion du juridique IMPAL’ACT, pour ne citer que les plus importants)
  • De la signature électronique avec Connective
  • D’une GED partagée via SharePoint rendant possible à tous l’accès à notre base de travail
  • D’une téléphonie sur IP permettant que nos appels soient directement liés à notre ordinateur sans l’usage du téléphone
  • D’un work flow de validation des factures fournisseurs à distance avec l’outil Yooz pour la gestion du cabinet
  • De l’envoi des factures clients en dématérialisé avec notre application de GRC

L’utilisation de ces outils déployés ont permis d’assurer une parfaite continuité de service dés le premier jour.

Comment managez-vous vos équipes ?

« Notre équipe est notre richesse et elle fait la force de notre cabinet »

GMBA : Depuis 2008, nous sommes engagés dans une démarche de Responsabilité Sociale et Environnementale. Notre équipe est notre richesse et elle fait la force de notre cabinet.

Toutes les équipes ont été immédiatement mobilisées et solidaires. Nous avons pu constater que chacun a joué le jeu du collectif.

Techniquement, nous maintenons notre réunion mensuelle sur nos 4 sites géographiques grâce à Teams et nous sommes restés tout aussi proches malgré le confinement grâce aux échanges quotidiens et aux réunions planning hebdomadaires organisées par site par nos directeurs de missions. Une belle cohésion d‘équipe s’est créée avec beaucoup de solidarité et grâce à des collaborateurs responsables.

Le cabinet a réagi très vite en restant à l’écoute de ses équipes et de ses clients, ce qui a permis de limiter le chômage partiel. Sur une équipe de 170 personnes, moins de 5 sont concernées. Nous avons également procédé à une réorganisation des tâches pour s’adapter à ce nouvel environnement de travail. Les associés de site maintiennent le lien avec les équipes, notamment au travers de groupes d’échanges créés sur WhatsApp pour un partage d’informations facilité entre associés et collaborateurs.

Pour maintenir la cohésion, nous proposons de partager nos créations « rigolotes » ou innovantes auprès de tous durant le confinement et avons réalisé des montages photos des équipes en télétravail. L’équipe communication prépare également un magazine interne un peu différent des éditions habituelles.

Le management, c’est aussi le manager qui sait être attentif au bien-être de ses équipes, et qui sait montrer sa confiance.

Nous avons réalisé un questionnaire permettant de mesurer la météo interne des collaborateurs et ainsi recueillir les ressentis de chacun face à cette nouvelle organisation. Nous nous appliquons à garder nos équipes motivées.

Nous sortirons grandis de cette période, avec une organisation plus solide, de bonnes pratiques à conserver et de nouvelles idées à tester une fois l’activité relancée.

Comment gérez-vous les relations et les échanges entre vous et vos clients ? Avez-vous mis en place une permanence au cabinet ?

GMBA : Comme notre baseline le dit si bien, nous sommes plus que jamais « Utiles, Proches & Engagés » à leurs côtés. Nous mettons tout en œuvre pour couvrir les besoins de nos clients, par des contacts directs réguliers, l’envoi d’Alertes en emailings réguliers sur les règlementations spécifiques à la crise en matière fiscale, sociale et économique, l’organisation de webinaires.

Comme nous avons de nombreux clients dans les secteurs culturels et artistiques, certains faisant partie de l’Economie Sociale et Solidaire (ESS), qui sont des organismes particulièrement touchés par la crise actuelle, nous planifions des emailings supplémentaires hebdomadaires pour les accompagner.

Nous pratiquons également l’envoi ciblé d’informations pour d’autres secteurs d’activité qui concernent nos clients : les start-ups, les sociétés exportatrices, les filiales de sociétés étrangères….

Chacun entretient un lien fort avec les clients dont il gère les dossiers. L’objectif est de les accompagner de façon personnalisée en faisant un état de leur situation actuelle et de ce qu’ils peuvent imaginer pour l’avenir.

Notre métier a beaucoup évolué ces dernières années. Depuis l’époque où nous étions définis, comme nos confrères, comme un « cabinet comptable », nous avons littéralement changé de fonction auprès de nos clients. Nous sommes devenus leurs conseils et accompagnateurs privilégiés en matière fiscale, sociale, juridique, administrative, organisationnelle, patrimoniale, en gestion, en pilotage stratégique et humain…. Dans une crise inédite comme celle que nous vivons, nous constatons que cette approche répond effectivement à leurs besoins.

Après ces quelques premiers jours de confinement, quel(s) conseil(s) donneriez-vous à la communauté VDC pour gérer cette période de crise ?

GMBA : Il faut dès à présent retenir le meilleur, revisiter l’existant et ainsi prévoir l’après. Notre organisation de travail, notre offre et, d’une certaine façon, notre modèle économique devront être repensés. Il faut rester optimiste et se servir de cette période comme d’une opportunité.

Plus que jamais, c’est la perspective d’un développement véritablement durable qui doit être notre objectif (et cela bien au-delà de notre propre entreprise), ce à quoi, chez GMBA, notre démarche de RSE contribue déjà.

Hello :)

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