Confinement / télétravail : Comment ça se passe chez Fidu ?

L’HappyCab FIDU à Montpellier nous explique comment ses équipes ont géré ces dernières semaines #Coronavirus😷

Quand avez-vous mis en place le télétravail ?

FIDU : Nous avions déjà commencé à mettre en place le télétravail en 2019 pour plusieurs collaborateurs (sur une moyenne d’une fois par semaine) afin de valoriser l’équilibre vie pro-vie perso. Lorsque les actualités sur le COVD19 ont débutées, nous avons immédiatement anticipé et planifié le télétravail en cas de confinement afin que l’activité puisse continuer. Lorsque les annonces du gouvernement ont été faites, nous avons alors été prêts.

Quels moyens/outils avez vous fourni à vos collaborateurs pour que ces derniers soient opérationnels depuis leur domicile ?

FIDU : Nous avons fournis un ordinateur portable aux collaborateurs. Ceux qui le souhaitaient ont pu prendre leur écran afin de garder un confort de travail. Nous travaillons en VPN afin que les collaborateurs aient accès à l’intégralité des données. Notre service informatique reste également disponible afin de dépanner les équipes à distance en cas de besoin.

Comment managez-vous vos équipes ?

FIDU : Télétravail ne veut pas dire fin de la communication et des réunions, bien au contraire. Nous continuons les réunions en visio afin de s’assurer que tout se passe bien professionnellement et personnellement. Les managers assurent voir multiplient leurs réunions habituelles. Du côté RH nous prenons contact avec l’intégralité des équipes. Nos process restent les mêmes et permettent d’assurer les suivis (tableaux de suivi, dossier de travail…).

Nos équipes sont impliquées dans la mise en place de cette nouvelle organisation et nous les remercions pour leur investissement.

Comment gérez-vous les relations et les échanges entre vous et vos clients ? Avez-vous mis en place une permanence au cabinet ?

FIDU : Les clients peuvent continuer à téléphoner, toutes les équipes sont joignables par téléphone sur le numéro habituel. Nous essayons d’être au plus proche de nos clients et de les avoir régulièrement au téléphone pour les accompagner durant cette période. Nous mettons à jour notre blog et leur envoyons également beaucoup d’actualités afin de les tenir au courant. A cet effet, nous avons également organisé des webinaire avec nos clients et notre juriste. Nous avons également accéléré la mise en place d’outils de dématérialisation type quadrabox.

En interne, nous utilisons les moyens habituels : mails, tchat … Certaines équipes organisent des Petit dej ou apéro skype, afin d’apporter un peu de fun  pendant cette période. Nous en profitons aussi pour innover sur nos outils de communication : WhatsApp, demio, Eventer : application où les collaborateurs partagent leurs photos  : enfants, espace de travail, animaux…

Après ces quelques premiers jours de confinement, quel(s) conseil(s) donneriez-vous à la communauté VDC pour gérer cette période de crise ?

Un petit top 10 des conseils Fidu :

  1. Se préparer : enfiler sa tenue de travail
  2. Se créer un espace de travail
  3. Se fixer un cadre
  4. Garder contact avec vos collègues
  5. Faites des pauses
  6. Créer une organisation permettant la concentration
  7. Garder contact avec son manager
  8. Je reste disponible pour mes clients
  9. En cas de difficultés : je contacte les RH
  10. Manager : j’assure le suivi régulier de mon équipe

Hello :)

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