Le « Happy Cab » Ecoce près de Strasbourg nous explique comment ses équipes gèrent la période actuelle #Coronavirus😷
Marc Haselbauer, expert-comptable et gérant du cabinet Ecoce répond à nos questions.
Quand avez-vous mis en place le télétravail ?
Ecoce : Nous avons pris la décision le dimanche 15/03.
Le lundi 16/03/2020, nous avons préparé la mise en place des outils à distance (transfert des téléphones, déménagement des PC portables et fixes et des écrans, le matériel pour scanner, les dossiers papiers, etc.).
Nous avons dans la journée communiqué une note d’information à destination de nos clients sur la mise en place du télétravail.
Le mardi 17/03/2020 : Télétravail opérationnel pour 100% des collaborateurs et fermeture au public (clients et autres).
Quels moyens/outils avez-vous fourni à vos collaborateurs pour que ces derniers soient opérationnels depuis leur domicile ?
Ecoce : Nous avons fourni aux collaborateurs les mêmes outils informatiques que ceux utilisés au cabinet avec une connexion sur le serveur à distance (PC fixes, portables, scan, dossiers papiers, etc).
Le social a mis en place à 100% la dématérialisation des dossiers.
Pour la compta, on profite du moment pour accentuer le développement de la transmission des pièces en scan et dans la panière.
Comment managez-vous vos équipes ?
Ecoce : Utilisation du mail et du tél (conférence à 3).
Point mail et/ou téléphonique journalier avec tous les responsables de service et j’essaye d’être en contact téléphonique avec chaque collaborateur au moins une fois tous les 3 jours pour éviter l’isolement.
Beaucoup d’échanges de mails avec tous les collaborateurs.
Comment gérez-vous les relations et les échanges entre vous et vos clients ? Avez-vous mis en place une permanence au cabinet ?
Ecoce : En priorité par mail, puis par téléphone.
Entretien de bilan : présentation en entretien téléphonique de bilan imagé online ou avec visioconférence (ZOOM).
Bureaux fermés 👉 pas de permanence 😷
Communication de notes d’information clients (3 depuis le début).
Après ces premières semaines de confinement, quel(s) conseil(s) donneriez-vous à la communauté VDC pour gérer cette période de crise ?
Ecoce : SANS SORTIR POUR S’EN SORTIR 😉
